Vítejte u splečnosti LUTO Invest s.r.o., dynamické české společnosti zaměstnávající osoby se zdravotním postižením, nabízející komplexní služby a řešení pro oblasti:

◦ Správa
◦ Uspořádání
◦ Vybavení archivů spisoven a podatelen
◦ Evidence
◦ Archivace
◦ Skartace
◦ Skenování
◦ Digitalizace dokumentů
◦ Archivní a Spisová služba

V oblasti skenování a digitalizace dokumentů jsme připraveni:

◦ vypracovat projekt efektivního a optimálního způsobu digitalizace dokumentů včetně návrhu formy a metody digitalizace, způsobu dalšího zpracování získaných dat, jejich bezpečného ukládání, včetně návrhu časového harmonogramu.
◦ spolupracovat při rozhodování, jaké typy dokumentů zpětně/průběžně skenovat a digitalizovat.
◦ spolupodílet se na návrhu, výběru, dodání, instalaci a zprovoznění vhodného HW a SW vybavení pro zajištění systému skenování a digitalizace dokumentů.
◦ zajistit převod originálních papírových dokumentů do elektronické formy.
◦ provézt indexaci naskenovaných dokumentů a vytvoření digitálního archivu dokumentů a písemností.
◦ převzít odpovědnost za proces průběžného skenování a digitalizace všech nebo jen vytipovaných dokumentů.

Místem skenování a digitalizace archivu originálních papírových dokumentů může dle přání klienta a v závislosti na rozsahu dalších služeb být:
◦ centrum služeb společnosti LUTO Invest s.r.o., kam budou všechny dokumenty jednorázově, postupně nebo v pravidelných intervalech svezeny.
◦ mobilní digitalizační linka.
◦ specializované stacionární digitalizační pracoviště.
◦ dosavadní místa uložení dokumentů.

Vždy hledáme flexibilní, nákladově a investičně efektivní řešení často specifických požadavků a nároků, přičemž velkou pozornost věnujeme zejména bezpečnosti a ochraně dokumentů a osobních dat.

Aktivní firmy
◦ Nevíte si rady ?
◦ Máte už tolik dokumentů, že u Vás není k hnutí ?
◦ Hledáte spolehlivé a pružné řešení ?
◦ Trnete hrůzou, aby všechny dokumenty byly k dispozici, když přijde kontrola ?
◦ Chcete se zbavit starostí ?
◦ Spočítali jste si, jak dlouho Vám trvá než najdete konkrétní smlouvu mezi tisíci jinými ?
◦ Nechcete ztrácet čas ?
◦ Přemýšlíte, jak snížit časovou náročnost práce s dokumenty ?
◦ Nevíte jak skartovat staré dokumenty ?
◦ Neznáte všechny legislativní nároky ?
◦ Potřebujete poradit a najít spolehlivého partnera ?

Definice oblastí práce s dokumenty, které je možné efektivně řešit formou outsourcingu

Konzultační služby v oblasti práce s dokumenty
Konzultační služby jsou zaměřené na zpracování optimálního návrhu části/celku dokumentového systému firmy a vždy vycházejí z konkrétního prostředí a konkrétních potřeb dané společnosti. Základním cílem těchto služeb je identifikovat příležitosti ke zdokonalení jednotlivých oblastí práce s dokumenty a také vytvořit koncepční řešení, které ukazuje jednoznačné postupy a nástroje směřující k využití definovaných rezerv (úspoře nákladů, zjednodušení procesů).

Služby podatelny, poštovní služby, distribuce dokumentů
Firemní podatelna a související činnosti distribuce dokumentů nabízejí velký prostor pro zdokonalení. Zavedením nových technologií a změnou pracovních postupů je možno dosáhnout výrazných úspor v nákladech přímo v kancelářském prostředí společnosti, v procesu distribuce dokumentů a také personálních nákladů na zabezpečení podatelny samotné. Nebo na druhé straně dosáhnout podstatně vyšší kvality a pružnosti služeb – vyšší hodnoty při stejném vynaložení finančních prostředků. To vše je doprovázeno transparentními náklady, včetně možností jejich dynamického řízení.

Tiskové a reprografické služby
Tyto služby zajišťují ve společnosti zpracování jakéhokoliv typů dokumentu formou realizace kopií, tisků, skenovaných nebo faxovaných dokumentů, a to v decentralizované podobě přímo zaměstnanci společnosti v kancelářích nebo v koridoru, a v centralizované podobě v centrálním reprografickém středisku s profesionální obsluhou.  Dokument je realizován v kvalitě, v místě a čase potřeby, a v podobě, kterou si definuje koncový uživatel (objednatel). Zákazník profituje z trvalého přístupu k moderním technologiím a zkušeností dodavatele z jejich optimálního využívání.

Kreativní služby
Pojem „Tvorba dokumentu“ je velmi často širší, než pouhé vytištění či zkopírování. Na samotném začátku životního cyklu je vznik vlastního originálního dokumentu, v dnešním prostředí téměř vždy v elektronické podobě. Pokud společnost potřebuje spolupráci na přípravě vzhledu jakýchkoliv firemních dokumentů (marketing, propagace, formuláře, design atd…), potom se může obrátit na poskytovatele speciálních služeb (Kreativní služby) – dostupné kdykoli, v krátkém čase, často přímo na pracovišti zákazníka.
Služby zpravidla zahrnují design a tvorbu (úpravu) dokumentů, při využití pravidel korporátní identity, a zároveň správu archivu kreativních materiálů (digitální, fyzický). Podle požadavku pracovníků na straně klienta a nastavených priorit přístupu je materiál vyhledán, dodán, vytištěn či pouze zpřístupněn k využití on-line.

Skenovací služby, digitalizace dokumentů, automatizované vytěžování dat
Digitalizace dokumentů formou skenování znamená převedení do bezpečnější datové podoby, a zároveň nabízí řadu výhod v následném procesu práce s dokumenty (document workflow). Přístup k informacím osbsaženým v dokumentech se stává rychlejším a snadnějším, bez vazby na fyzické umístění uživatelů. Příchozí dokumenty mohou být díky digitalizaci distribuovány podstatně rychleji a s plnou kontrolou. Data ze strukturovaných formulářů nebo nestrukturovaných dokumentů (např. faktury) je možné získávat technologiemi optického rozpoznávání automatizovaně a eliminovat nároky na manuální práci. Na konci procesu digitalizace je vytvoření elektronického archivu dokumentů - bezpečného centrálního úložiště, s možností přístupu z různých úrovní.

Archivační a vyhledávací služby
Mnoha zaměstnancům působí při jejich práci problém „chaos“ v dokumentech a nemožnost získat rychle informace, které potřebují. Často je to v prostředí s různorodými a nestrukturovanými „dílčími“ archivy, a velkým objemem dokumentů v papírové podobě. Tyto služby v dané oblasti přinášejí vytvoření nového designu archivačního systému a následné řízení této agendy. Zaměstnanci získají přístup k potřebným dokumentům, bez ohledu na jejich lokalizaci nebo typ dokumentu. Pravidla přístupu k dokumentům jsou samozřejmě řízené na základě priorit, které vždy definuje zákazník.

Služby v kancelářském prostředí
Každodenní zajišťování kancelářských prostředků, služeb a dalšího vybavení je poměrně náročné na čas a lidské zdroje a také díky roztříštěnosti obtížně kontrolovatelné. Zvláště pokud se tím zabývají pracovníci v administrativě. Namísto několika telefonátů kvůli nákupu hlavičkových papírů nebo rezervace konfereční místnosti by se mohli daleko více koncentrovat na hlavní pracovní činnosti. Ačkoli výše uvedené činnosti nejsou v přímém vztahu s dokumentovým systémem, přesto je možné je svěřit poskytovateli. Ten dokáže maximálně využít pracovní čas svých „on-site“ zaměstnanců a zajistí, že celkový chod kancelářského prostředí bude plynulejší a dojde k redukci neefektivního času vlastních zaměstnanců.

V případě Vašich dotazů nás prosím kontaktujte, připravíme Vám řešení šité na míru podle Vašich požadavků a skutečných potřeb.
Společně projednáme konkrétní řešení a varianty využití našich služeb ve vazbě na Vaše individuální podmínky, problémy, potřeby a perspektivy.